Guide d’accompagnement

A la découverte de votre plateforme Nelis XRM Online

1.     Se familiariser avec les principales fonctionnalités de votre plateforme Nelis XRM Online

Découvrir l’interface principale  

Bienvenue sur votre plateforme Nelis XRM Online !

L'équipe de Nelis XRM a pré-paramétré une plateforme simple d'utilisation qui vous permettra de gérer au mieux votre relation avec vos collaborateurs, partenaires, clients, prospects ou encore actionnaires.

La plateforme actuelle comprend 3 barres de navigation et menus :

• En haut à droite de votre écran, un menu déroulant depuis lequel vous pourrez rapidement créer de nouvelles entrées : articles, contacts, sociétés, etc          
• En dessous de celui-ci, votre menu interne, qui comporte les onglets les plus importants, à savoir le carnets d'adresse,   les tâches, les affaires et le panneau de configuration de votre plateforme.
• Enfin, un menu principal, visible de vos visiteurs, qui comporte les onglets relatifs à la présentation de votre entreprise, tels que l'édito et la rubrique de contact.

Découvrir l’ensemble des onglets pré-paramètrés

Nelis XRM a donc pré-paramétré certains onglets tels que l'édito, que vous pouvez dès à présent rédiger, le carnets d'adresse dans lequel nous vous invitant à créer une première entrée, contact et/ou société, etc

Ces onglets sont bien entendu modulables. Libre à vous d'en créer, ajouter, supprimer en vous rendant dans votre panneau de configuration.

Découvrir le panneau de configuration

Le panneau de configuration est la boite à outils de votre plateforme. Vous y trouverez les différents menus de paramétrage des onglets (création, suppression, ordre, etc), des emails de suivi

2.     Construire son carnet d’adresses

Création d’une société

Rendez-vous dans le menu déroulant en haut à droite de votre écran ou directement sous l'onglet Carnets d'adresses.

Cliquez sur Ajouter une société et laissez-vous guider!

N'hésitez pas à entrer un maximum d'informations sur chaque société. Pensez que certains collaborateurs pourront les trouver très utiles !

Création d’un contact relié à une société

Après avoir créé une entrée pour une société, il est maintenant temps de lui attacher un contact.

Pour cela, rien de plus simple. Si vous êtes toujours sur la fiche relative à la société, cliquez sur le lien Ajouter un contact situé en haut à gauche de la fiche. Vous pourrez ensuite préciser toutes les coordonnées spécifiques au contact, son numéro de téléphone direct, son portable ainsi que des commentaires qui pourront aider vos collaborateurs dans leur relation avec ce contact.

Ne manquez pas de renseigner le champ relatif au type de population auquel vous souhaitez attribuer votre contact. Il peut être collaborateur, client, prospect, fournisseur, etc.

Bien renseigner ce champ vous permettra à l'avenir de mieux cibler les populations auxquelles vous souhaitez communiquer telle ou telle information.

Création d’un événement lié à un contact

Le carnet d'adresses Nelis XRM vous permet de tracer l'historique des intéractions avec un contact, pour vous et vos collaborateurs. Une bonne façon de gagner du temps et d'éviter les impairs !

Pour créer votre premier événement relatif à un contact, rendez-vous dans la fiche du contact, puis cliquez sur Ajouter un événement, en haut à gauche de la fiche.

Ne manquez pas de renseigner le maximum de champs, que ce soit le type d'échange (téléphone, email, etc), le contenu de l'entretien et la suite à donner à cet échange.

Il vous est également possible d'avertir vos collaborateurs et de mettre en place une relance, au besoin. Vos collaborateurs seront alors avertis par email du contenu de l'échange et de la suite à lui donner.

L'historique de tous les événements liés à un contact demeureront sur la plateforme, sauf si vous décidez d'en supprimer certains, à partir de la petite croix rouge située à droite de chaque entrée, dans la liste des événements.

Import d’un fichier d’adresses au bon format

Nul besoin de taper toutes les coordonnées de vos contacts existants ! Nelis XRM a pensé à tout et vous permet d'importer un carnet d'adresses sous format CSV.

Pour intégrer sans plus attendre un fichier, rendez-vous dans votre carnet d'adresses, cliquez sur Importer un fichier. Veillez à bien respecter le positionnement des champs, comme indiqué sur l'exemple joint.                                

3.     Paramétrages des menus et de l’accueil de votre plateforme

Intégration du logo

Pour intégrer votre logo à la plateforme et donc lui donner votre identité, rendez-vous dans votre panneau de configuration (accès depuis le menu interne en haut de votre écran).

Rédaction d’un message d’accueil

Votre statut d'administrateur vous permet d'intervenir directement sur la présentation de votre plateforme et donc de sa page d'accueil, visible de tous, que ce soit des collaborateurs ou de vos clients.

Soignez la présentation et le ton de votre message d'accueil. Qu'il soit professionnel ou convivial, il sera la première chose que les internautes verront en arrivant sur votre plateforme !

Pour créer dès à présent une page à votre image, rendez-vous sur la page d'accueil de votre plateforme, également appelée Edito et cliquez sur le lien Modifier la page, en haut à gauche, sous la barre de navigation principale.

S'ouvre ensuite un éditeur de texte, qui vous permettra la rédaction de votre message au format texte ou html ainsi que l'ajout d'une image ou logo.

Création ou modification d’un onglet

A nouveau, rendez-vous dans le panneau de configuration. Cliquez sur le lien Onglets de navigation symbolisé par une souris d'ordinateur. Vous arrivez sur la page de configuration des onglets.

• Création d'un nouvel onglet

Vous pouvez créer un nouvel onglet en cliquant sur le lien Nouvel onglet. Veillez à bien choisir le menu où vous souhaitez voir apparaitre l'onglet, que ce soit dans le menu interne ou la barre de navigation principale.

• Modification d'un onglet

Pour cela, rien de plus simple, cliquez sur l'onglet désiré. Vous arrivez sur la page de configuration de l'onglet spécifique. Vous pouvez en changer le nom, le positionnement, l'accès par population, etc

• Modification de l'ordre d'affichage des onglets

La modification de l'ordre est rendue aisée par l'action du cliqué/glissé avec une simple souris.

4.     Gestion des agendas

Création d’une entrée dans l’agenda de plusieurs collaborateurs

Finis les échanges interminables pour décider d'un horaire de réunion !

Il vous est désormais possible, à partir de l'agenda partagé de votre plateforme, de caler une réunion pour plusieurs collaborateurs en un clic.

Pour cela, rien de plus simple, rendez-vous dans votre agenda, cliquez sur Nouvel événement ou tout simplement directement au hasard dans l'agenda   pour accéder à une fiche de création.

Cette fiche vous permet de renseigner le type d'événement (réunion interne ou extérieur, déplacement, congés, etc), d'en déterminer le contenu à partir du champ Commentaires et d'inviter différents collaborateurs.

Vos collaborateurs recevront instantanément un rappel par email.

5.     Gestion des affaires

Création d’une affaire en relation avec un contact ou une société

Rendez-vous sous l'onglet Affaires. Cliquez sur Ajouter une affaire, en dessous de la barre de navigation principale.

Vous arrivez sur une fiche de création d'affaire.

Vous devez relier l'affaire à une société et contact spécifiques ou encore l'attribuer à un de vos collaborateurs et préciser le stade de l'affaire, qu'elle soit à l'état de prospection ou signée.

Veillez à renseigner un maximum de champs. Ceci vous permettra de suivre l'affaire plus facilement et de générer des rapports d'activité plus précis.

Après validation, une nouvelle fiche vous permettra de préciser le montant de l'affaire et, si vous le souhaitez, le pourcentage de probabilité de réalisation de l'affaire.

Votre affaire est maintenant créée. Vous pouvez désormais y ajouter des intervenants ou encore changer son statut, de prospection à gagnée, par exemple.

Ajout du contrat et des informations permettant le suivi

Lorsqu'une affaire est passée en phase de prospection ou est directement gagnée, vous avez d'y ajouter le devis puis le contrat en pièce jointe. Pour cela, rien de plus simple, téléchargez le fichier depuis la fiche de modification de l'affaire.

Edition d’un rapport de suivi d’affaires

Retournez sur la page d'accueil de la section Affaires en cliquant à nouveau sur l'onglet depuis votre menu interne.

Cliquez ensuite sur le lien Tableau de Bord, situé en dessous de votre barre de navigation.

Vous arrivez sur un tableau de bord global des différentes affaires en cours, tous collaborateurs confondus. Pour accéder au tableau de bord spécifique à une affaire, sélectionnez cette dernière dans le menu déroulant en haut de la page.

Apparait ensuite la fiche relative à l'affaire désirée. Deux sous-onglets sont proposés :

• Le portefeuille global, qui affiche les prévisionnels et les résultats
• Le résultat effectif pour l'affaire

6.     Gestion des tâches

Voici une fonctionnalité dont vous ne pourrez bientôt plus vous passer !

Le gestionnaire de tâches va vous permettre de prioriser mais également d'affecter des tâches à vos collaborateurs.

Création d’une tâche & attribution à un collaborateur

Pour créer votre première tâche, sélectionnez Créer une tâche à partir du menu déroulant situé en haut à droite de votre écran.

Vous arrivez sur la page d'accueil de la rubrique Tâches. Cliquez sur Créer une nouvelle tâche. La fiche qui s'affiche ensuite vous permet de nommer une tâche, de lui attribuer un ordre d'importance, une date butoire et de relance mais également de l'affecter à un ou plusieurs collaborateurs.

Vos collaborateurs recevront un email automatique les prévenant de la tâche à effectuer et de sa date butoire. Cette tâche apparaitra dans leur liste de tâche jusqu'à exécution.

Suivre les tâches émises

Une fois les tâches émises, vous pouvez accéder à une liste récapitulative par priorité. Celle-ci apparait sur la page d'accueil du gestionnaire de tâches.

Organiser ses tâches

• Modifier une tâche et lui affecter un ordre de priorité

Pour accéder au contenu d'une tâche, cliquez sur son intitulé depuis la liste des tâches. Apparait la fiche relative à la tâche. Vous pouvez attribuer la tâche à une nouvelle personne, changer son intitulé, en évaluer la priorité, lui affecter une date butoire et de relance.

La fonction de priorité vous permettra de filtrer les tâches par ordre de priorité.

• Supprimer une tâche

Une fois une tâche exécutée, vous pouvez la supprimer en la cochant dans la liste des tâches.  

Pièce jointe

guide_nelisxrm.pdf (894.66 Ko)

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